第一章     总则

第一条 根据国家教委《高等学校声像载体档案工作规范》，为了提高学校声像类档案工作的质量和管理水平。建立和健全声像类档案管理制度，有效利用声、像类档案的信息资源，为学校党政、教学、科研等各项管理工作服务，现结合学校实际，特制订本实施办法。

第二条 凡是在学校各项工作活动中直接形成的记录和反映工作、活动过程，具有保存、利用价值的各种声像载体(照片、底片、幻灯片、投影反转片、录音带、录像带、光盘等)和配套文字材料，均属声像档案材料。

第二章 声像类档案的管理

第三条 声像档案是高校档案的一个重要组成部分，它具有客观、形象和真实的特点，能生动、具体地再现学校教学、科研及各方面工作成果，真实记录学校各个时期的发展面貌，具有重要的查证作用和历史参考价值。声像档案材料必须遵循声像载体的特点和规律，实行集中统一管理，形成声像档案的各部门，要按归档要求，努力做好收集、整理、归档工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。

第四条 对录像、录音带等特殊载体的档案材料，因保管要求和利用情况，经批准后可设立声像档案分室。分室可保管本部门形成的声像档案。分室在业务上接受校档案馆的指导，每年定期向校档案馆移交目录一份。原则上每年一次进行核对和入账手续。

第五条 声像档案工作必须纳入学校党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。

第六条 为确保学校对声像档案材料管理工作的落实，各部门声像载体材料形成后，必须向校档案馆归档。

第七条 声像档案工作应列入学校的发展计划，在经费、库房设备和人员配备方面要予以保证。

第八条 要努力实现声像档案工作从经验管理向科学管理的方向转变，并逐步采用计算机管理手段，大力开发声像档案信息资源，为提高我校的教学、科研和管理工作水平服务。

第九条 声像档案的归档范围：

一、党政活动类

1．历届党代会、团代会、学代会、教代会、工代会等党政部门召开的重大会议。包括：开幕、闭幕场面、领导讲话、代表发言、会议情况等各种声像材料。

2．校庆。历年教师节、重大纪念日等重要声像材料。

3．建校以来主要领导任职期间的工作照，参加教学、科研等活动的声像材料。

4．省级以上党政领导和社会知名人士来校活动场面(包括视察、座谈等)的声像材料。

5．校内民主党派的重大活动。

6．国内有影响的教授、专家等在校访问活动的声像材料。

7．本校授予校外人员名誉职务、称号的声像材料。

8．其它有关党政活动中所形成的有重要意义的声像材料。

二、教学类

1．开学及毕业典礼，领导、来宾讲话、师生代表发言等活动场面的声像材料。

2．历届毕业生的毕业合影照片，优秀毕业生照片。

3．培训班材料

4．知名教授、专家和在学术上造诣较深的中老年教师讲课、学生听课、论文答辩、实验、电化教学等声像材料。

5．学生参加实习、军训、社会实践、社会调查及各种竞赛活动的场面材料。

6．奖学金设立及颁奖大会的场面材料。

7．其它有关教学活动中形成的有重要意义的声像材料。

三、科研学术类

1．重点、大型科研课题评审、鉴定会场面的声像材料。

2．由本校发起并组织的全国性、省级学术活动。本校学术年会(科技报告会)包括会开幕、闭幕式，大会发言、著名学者报告等声像材料。

3．著名专家来校作学术报告的声像材料。

4．参加部级以上科技成果展览的声像材料。

5．学生在科研和学术活动中取得突出成绩的声像材料。

四、外事活动类

1．外国友人、各种代表团来校参观访问及赠送礼品的声像材料。

2．与国外学校签订协议、备忘录、合同的全过程的声像材料。

3．外籍教师在校教学、生活的声像材料。

4．在我校召开的国际性学术会议场面的声像材料。

5．本校派出国外进行友好访问、考察、进修、留学等所获得的声像材料。

五、产品、仪器设备类

1．本校研制、试制、生产的产品样照及使用情况的场面声像材料．

2．价值10万元以上的重大仪器设备的样照和安装调试运行照．

六、文体类

1．历届运动会开幕、闭幕式、领导讲话、运动员比赛场面的声像材料。

2．校运动队参加各级运动会合影、获奖情况等材料。

3．教职工、学生参加体育运动项目的训练、比赛场面材料．

4．外单位来校的比赛、表演等场面材料。

5．学校举办的书画、摄影、图片等展览。

6．各种文艺团体来校演出，本院文艺团体演出剧照、演员合影等。

七、校园建设类

1．学校各个时期的校园环境材料。包括：校门、大楼、校牌等建筑物和校园风光。

2．学校重大项目的开工、奠基、落成典礼和学校建设规划、模型等声像材料。

八、获奖类

1．教学活动中获得的奖状及奖品照片．

2．科研项目成果获奖的奖状及奖品照片。

3．学校产品获奖的奖状照片．

4．各类活动中被评为先进集体、文明单位等奖状及奖品照片。

5．劳动模范先进个人证书、奖章及奖品等照片材料。

九、人物类

1．历任校长、党委书记及名人录的声像材料。

2．国内外知名校友返校活动、捐赠仪式等的声像材料。

上述各类归档材料，包括照片、底片、录音带、录像带、光盘等。

第十条 归档方法和时间

1．各部门、各学院拍摄的照片，整理后应将照片、底片理齐，写好说明词，及时交本部门兼职档案员，由兼职档案员在本部门归档日时向校档案馆归档移交。

2．毕业生合影由各学院负责，拍摄后注明学生姓名和所在位置，整理好交校档案馆归档。

3．录像、录音带由校党委宣传部、现代教育技术中心负责，从保管条件和利用情况考虑，暂存现代教育技术中心声像分室。宣传部在拍摄、录制后经整理编辑，日后应按校档案馆的要求编号并编制目录，在每年五月份前将目录移交一份给校档案馆。

4．凡个人拍摄的能反映学校活动面貌，有历史参考价值的照片、录音带、录像带、光盘，提供给学校归档的，学校颁发荣誉证书。这些材料可随时归档。

第十一条 声像档案的保管和利用

1．存放声像档案的库房，应做到防火、防光、防盗、防潮、防高温、防虫等。录音带、录像带、光盘等应放在专用柜内。

2．定期检查声像档案。录音带、录像带、一般每隔半年重绕一次，如发现磁带变形、断裂、磁粉脱落、照片发黄、发霉、变质等现象，应及时采取措施加以补救。

3．声像档案未经鉴定和批准，不得私自消磁和涂改。如需复制，除形成部门外应办理批准手续。销毁声像档案，必须由档案馆和形成部门提出意见，并报主管校长批准。

4．按照学校档案利用制度，编制有关检索工具，积极提供利用，为学校的各项工作服务。

第三章 附则

第十二条 本办法由学校档案馆负责解释

第十三条 本办法自颁布之日起施行。