第一章 总则
第一条 为了提高我校外事档案的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学校对外合作交流、教学、科研活动中的作用，根据《高等学校档案实体分类法和工作规范》和《杭州师范大学档案管理办法》，特制定本办法。
第二条 凡本校与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像及礼品、纪念品等不同载体的材料，均属外事档案。
第二章 外事类档案的管理
第三条 外事档案是学校对外交流活动的真实记录和历史凭证，是学校的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保外事档案的完整、准确、系统、安全，便于开发利用。
第四条 外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中，落实到学校有关部门管理人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。外事部门要有一位领导分管外事档案工作，由本部门兼职档案员负责收集、积累、整理归档。
第五条 归档的文件材料，必须反映外事管理，外事活动全过程，遵循其自然形成规律，保证其完整、准确，并对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
第六条 归档的主要内容包括综合管理、出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作项目、留学生工作等方面。重点是重大涉外和合作项目，留学生学习工作活动中形成的不同载体的文件材料。具体范围见附件。
第七条 学校外事管理部门是学校外事管理、涉外教学、科研交流文件的归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议等活动结束后，负责将与此项工作有关的文件材料，收集齐全、并系统整理组卷，经本部门负责人审查后向学校档案馆移交。任何单位或个人不得将活动中形成的材料据为已有或拒绝归档。
第八条 归档的文件材料必须做到手续完备，用纸标准，纸质优良，字迹、图像清淅，文字底稿不得使用铅笔、彩笔、圆珠笔、纯兰墨水以利长期保存。各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批复在前，请示在后排列。
第九条 校档案馆对归档的外事档案按《杭州师范大学档案实体分类和档案编制方案》的要求进行分类、编目、排架保管。
第十条 形成外事类档案部门应于次年五月底前收集、整理好案卷，按时向校档案馆归档。
第十一条 外事类档案的借阅遵循《杭州师范大学档案借阅制度》
第十二条 建立外事档案鉴定小组，定期对超过保管期限的档案进行鉴定，对确定无保存价值的档案进行登记造册，经有关领导人批准后销毁。销毁档案应指定两人负责监销，监销人要在销毁清册上签字。
第十三条 根据工作需要，编制配套的检索工具和参考资料，进行加工汇编工作，更好地发挥外事类档案的作用。
第三章 附则
第十四条 本办法有学校档案馆负责解释。
第十五条 本办法自颁布之日起施行。